如何高效的主持会议

如何高效的主持会议

达利欧《原则》谈到“如果由你主持会议,应把握好对话”,深有感触,主持好会议不容易,这需要各种综合能力:时间管理、冲突管理、同理心、对企业文化的理解、集体心理学、强大的逻辑分析能力等。这里我以达利欧的建议为主线,谈谈我的个人理解。

1、明确主持人及会议服务对象

会议一定要以实现负责人的某个目标为目的!比如,我有一个方案,但我不确定它是否足够完备、合理,那么我的目的就是找持有不同意见的权威人士坐下来,以开放式辩论的方法达成目标;或者我希望把我的方案明确的表述给实现者,那么会议就应当以讲清楚方案、达成共识为主。

如果会议没有主持人,或者主持人没有明确的目标,那么这个会议一定是效率低下的。

2、表达要清晰准确,不要造成语言上的困惑

不同于编程语言是上下文无关的,我们的自然语言是有上下文相关性的。这个相关性不只是紧挨着的句子,还可能会跨度很长,还会包含大量的常识。所以,会议中的口头表达,要求与会者必须具备相应的上下文理解能力。请确保表达务必是清晰的。

在会议邀请(或者事后的会议纪要)的电子邮件中,把问题(及答案)清晰的记录下来是有必要的。

3、根据目标及优先级确定沟通方式

如果你需要开放式辩论,请务必挑选合适的参会者。因为辩论极其耗时,而且随着参与者人数的增多,耗时会成几何级数上升!所以一定要挑对人,这些参会者对你目标的完成最有帮助!挑选专业方向权威且与你观念不同的人是个好主意!在开放式辩论会议中,出现大家都不发言表达独立观点、或者个人拒不接受不同观点都是非常糟糕的。

如果A群体对目标实现的帮助非常大,B群体则可能有一些帮助,我不建议把A、B两群人放在一场开放式辩论会议中,而应该第一场先与A群体进行会议,第二场再与B群体。这会大大提高效率。

4、主持讨论时要果断、开明

所谓果断,就是判断一场讨论可能会耗时很久,但达成的结论对会议的目标达成没多少帮助,那么就应该果断停止讨论!例如产品评审会上,因为市场调研数据不足,可能出现研发挑战方案的执行意义,此时主持人必须快速判定这次讨论对完成方案落地的帮助有多大。有时参会者因为经验缺乏,他提出的问题主持人在剖析他提出的逻辑时有助于帮助他深化理解,如果时间允许这是值得的。

人的系统一(或者叫快系统,或者叫情绪系统,或者叫潜意识)总是倾向拒绝不同的意见(这很能提升内心自洽),主持人以及参与讨论的人必须牢记:与负责任的权威不同意见交锋,对自己是最有收获的。

5、在不同层面的讨论对话中穿梭对照

会议讨论中会有两类问题:一类是具体问题,另一类则是方法论、原则。前者是一个萝卜一个坑,后者则是会对今后一类相似问题持续产生影响。所以后者明显更重要,后者应该持续的在工作中加以改进。在讨论中一定不时在这两类问题中转换,我们必须飞快的意识到当下究竟是在讨论具体问题还是方法论原则,如果是后者优先级应当更高,结论也需要更慎重。

6、谨防“跑题”

会议中出现长时间跑题一定是会议主持者的锅!就参会者来说,“跑题”是必不可免的,所以主持者有责任提醒、管理当前正在进行的讨论。有必要的话,可以通过投影仪或者白板把会议所有议题展示给所有参会者,包括已经达成共识和未达成共识的议题(已经达成共识的结论被参会者再刨出来讨论是极浪费时间的)。

7、坚持对话的逻辑性

出现冲突的双方为了维护自身的内心自洽很容易启动情绪攻击,此时很难做到对事不对人。相对来说,如果我们始终保持自己表达的意见是有内在逻辑性的,则很容易避免情绪影响共识达成的情形。一般在会议中,有参会者表达“我觉得···”并且接下来把这一假设事实当成其他结论的论据,那么这一定是缺乏逻辑性的。比如,“我觉得有些用户会觉得我们的产品···,所以我们的产品不应该···”,这种讨论一定会引发冲突!

讨论务必要建立在事实的基础上!

8、防止“责任分散效应”

有些共识在会议中达成了共识,可是会议主持人却没有把工作分解并分配到个人,他可能默认参会者既然一致达成了结论,那么就会各自知道承担怎样的责任。这是错误的,心理学中有“责任分散效应”,这在1964年美国的一起杀人案里首次发现。纽约深夜一位酒吧工作归来的女性,在公寓下被歹徒用刀刺死,案发过程持续三十分钟,有38位邻居发现却无一人报警。事后对美国引发了巨大的震动,大家都在讨论大城市的人性冷漠,而记者采访这38位邻居得到的回答是:每个人都以为别人会报警,所以见死不救并不会引发内心的罪恶感。心理学家后续做了大量类似的实验,发现当个体认为责任是群体的,最终是没有人负责的。

因此主持人有义务分派、明确参会者个体的责任。

9、运用两分钟法则避免表述被持续打断

有些讨论激烈的会议中,可能出现有人的表达频繁被别人打断的场景。此时,主持者有义务让每位意见表达者至少拥有2分钟的时间,可以完整的表述清楚自己的想法。

10、注意气场强大的“快嘴王”

有的参会者对自己的观点坚信不疑,且他们很难被人说服,说话语速快,而且可以把这些特点外放表现出,强力推动会议进程,不给其他人认真思考和质疑的机会。此时主持人必须回到自己的目的上来,会议的目标达成有没有被阻碍?快嘴王很容易对语速慢、担心出错出丑的参会者产生影响。主持人应确保参会者能够畅通的提出疑问。

11、让每一个议题有始有终

如果议题的讨论持续很久却没有达成任何结论,这是对大家时间的极大浪费。即使议题的最终结论未达成,也应该记录下中间结果。所以,对议题的总结是必不可少的,也应当以会议纪要的方式发送给全体参会者。

12、活用各种沟通手段

沟通是耗时的,挨个一对一私下沟通是低效的。并不是除了一对一私下沟通外,只能通过在会议中沟通,就像第2点所说,会议时间几乎是与参与辩论者数量的平方成正比的。我们可以善用公司内的沟通工具,例如wiki、论坛、邮件、公告等,把握信息分享的有效性。

 

无论大小公司里,总会遇到低效的会议(大公司里会更多),参加这样的会议我总是感觉自己以及多数参会者在浪费生命,时间就是生命嘛!但是,人又不适合一心多用,我们的大脑带宽是很低的,如果同时处理多件事,比如又在听会议发言,又在写代码,还在回邮件,一定是每件事都做不好,而且大脑很疲劳!企业文化应当扼杀这样的会议。

做一个高效的会议主持者并不容易,既要达成目的,也要少浪费大家的生命,故而特意写了这篇文章,希望与大家共勉!

 

One thought on “如何高效的主持会议

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